Privacyverklaring

Privacy

Wij zijn blij met uw bezoek aan onze website en uw interesse in ons bedrijf.

De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons belangrijk. Deze privacyverklaring informeert u over welke persoonsgegevens wij verwerken bij een bezoek aan deze website, met welk doel en op welke rechtsgrondslag dat gebeurt en welke rechten u heeft.

Verwerkingsverantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is:

HAIBERG GmbH
Ernst-Amme-Straße 19
38114 Braunschweig
Telefoon: +49 531 28181-0
datenschutz@haiberg.com

Functionaris voor gegevensbescherming

U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken per e-mail via datenschutz@haiberg.com of per post op het bovengenoemde adres met de toevoeging „Datenschutz".

Uw rechten

U heeft onder de wettelijke voorwaarden het recht op inzage in de over uw persoon verwerkte gegevens (art. 15 AVG), op rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 AVG), op wissing (art. 17 AVG), op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) en op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG).

Voor zover wij een verwerking baseren op art. 6 lid 1 sub f AVG, heeft u het recht om op grond van redenen die verband houden met uw specifieke situatie te allen tijde bezwaar te maken tegen deze verwerking (art. 21 AVG).

Voor zover een verwerking berust op uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst herroepen. De rechtmatigheid van de tot de herroeping uitgevoerde verwerking blijft daarvan onverlet.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via de bovengenoemde contactgegevens.

Toezichthoudende autoriteit

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG).

De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit is:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

Beschikbaarstelling van de website en server-logbestanden

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelt ons systeem automatisch gegevens en informatie van het apparaat waarmee u de website bezoekt. Met name worden verzameld:

• Browsertype en browserversie
• gebruikt besturingssysteem
• naam en URL van het opgevraagde bestand
• de eerder bezochte pagina (referrer-URL)
• het IP-adres van het apparaat
• datum en tijdstip van toegang

Deze gegevens worden opgeslagen in de logbestanden van ons systeem. De logbestanden bevatten het IP-adres en kunnen daardoor een verband met uw persoon hebben.

Rechtsgrondslag voor de verwerking is art. 6 lid 1 sub f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin de levering van de website mogelijk te maken, de technische werking te waarborgen, fouten te analyseren en aanvallen op onze systemen te detecteren en af te weren. Een analyse van deze gegevens voor reclamedoeleinden vindt niet plaats.

De logbestanden worden na 7 dagen gewist.

Cookies en toestemmingsbeheer

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw apparaat wordt opgeslagen. Sommige cookies zijn technisch noodzakelijk voor de werking van de website, andere zetten wij alleen in als u daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven.

Welke cookies en diensten in het bijzonder worden ingezet, welk doel zij dienen en hoe lang zij worden opgeslagen, kunt u te allen tijde inzien in onze privacyinstellingen. Daar kunt u uw keuze wijzigen en een verleende toestemming met werking voor de toekomst herroepen. De herroeping is even eenvoudig als het verlenen van de toestemming.

Consent-management-tool

Voor het verkrijgen en beheren van uw toestemmingen zetten wij een consent-management-tool in van consentmanager AB, Haltegelvägen 1b, 72348 Vasteras.

De tool slaat uw beslissing op uw apparaat op, zodat wij u niet bij elk bezoek opnieuw om toestemming hoeven te vragen, en registreert deze ter bewijsvoering. Daarbij worden met name de volgende gegevens verwerkt:

• uw toestemmingsbeslissing
• het tijdstip van de beslissing
• een identificatie van uw apparaat
• de bezochte website of pagina

Het opslaan en uitlezen van deze informatie op uw apparaat is noodzakelijk om uw beslissing te kunnen respecteren en documenteren.

Rechtsgrondslag hiervoor is § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG. Rechtsgrondslag voor de daaropvolgende verwerking van de persoonsgegevens is art. 6 lid 1 sub c AVG in samenhang met onze bewijsplicht op grond van art. 7 lid 1 AVG.

Contactformulier

Via ons contactformulier kunt u ons een aanvraag sturen. Verplichte gegevens zijn uw naam, uw e-mailadres en uw bericht. De opgave van bedrijf en telefoonnummer is vrijwillig.

Daarnaast verwerken wij het tijdstip van verzending en een technisch controlemerk waarmee wij geautomatiseerde invoer door programma's afweren.

Indien uw aanvraag betrekking heeft op een overeenkomst of de totstandkoming daarvan, is rechtsgrondslag voor de verwerking art. 6 lid 1 sub b AVG. In alle overige gevallen vindt de verwerking plaats op grond van art. 6 lid 1 sub f AVG.

Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin uw aanvraag te beantwoorden en de communicatie met u mogelijk te maken.

Wij bewaren uw aanvraag totdat deze volledig is afgehandeld en wissen deze vervolgens, voor zover geen wettelijke bewaarplichten zich daartegen verzetten.

U heeft het recht om op grond van redenen die verband houden met uw specifieke situatie te allen tijde bezwaar te maken tegen de op art. 6 lid 1 sub f AVG gebaseerde verwerking.

Sollicitaties

U kunt bij ons solliciteren door ons een e-mail te sturen naar karriere@haiberg.com of door het sollicitatieformulier op onze website te gebruiken.

Via het sollicitatieformulier kunt u uw sollicitatiedocumenten direct uploaden. De geüploade documenten worden automatisch overgenomen in ons sollicitantenbeheersysteem. Dit voeren wij uit op basis van de software ERPNext in de gehoste variant Frappe Cloud van Frappe Technologies Pvt. Ltd., D/324, Neelkanth Business ParkNext to Vidyavihar Railway Station, Vidyavihar (West)Mumbai, Maharashtra 400086India. De gegevens worden opgeslagen in een datacenter in de Europese Unie (Frankfurt am Main). De aanbieder heeft vanuit India toegang tot de gegevens voor onderhouds- en supportdoeleinden en slaat back-ups op in India. Hij verwerkt de gegevens in onze opdracht; wij hebben met hem een verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG. Voor de doorgifte naar India zie de paragraaf „Doorgifte naar derde landen".

De aanbieder verwerkt de gegevens uitsluitend in onze opdracht. Wij hebben met hem een verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG.

Wij verwerken de gegevens die u ons in het kader van uw sollicitatie verstrekt, met name:

• contact- en stamgegevens
• sollicitatiedocumenten
• getuigschriften en overige bijlagen
• verdere door u in het sollicitatieproces verstrekte informatie

De verwerking vindt uitsluitend plaats met het oog op de uitvoering van de sollicitatieprocedure. De toegang tot uw gegevens is beperkt tot de voor de procedure verantwoordelijke personen en afdelingen.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van uw sollicitatiegegevens is § 26 lid 1 zin 1 BDSG. De verwerking is noodzakelijk voor de beslissing over het aangaan van een arbeidsverhouding.

Voor zover wij uw gegevens daarnaast verwerken voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechten, vindt dit plaats op grond van art. 6 lid 1 sub f AVG.

Indien geen arbeidsverhouding tot stand komt, wissen wij uw sollicitatiedocumenten na afronding van de sollicitatieprocedure, voor zover geen wettelijke bewaarplichten bestaan of de opslag noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechten.

Indien wij uw sollicitatie op uw uitdrukkelijke verzoek ook voor verdere vacatures in overweging nemen, vindt dit plaats op grond van uw toestemming conform art. 6 lid 1 sub a AVG. Deze toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst herroepen.

Klantenportaal en ticketsysteem

Voor klanten met een geldige overeenkomst bieden wij een beveiligd klantenportaal aan. De toegang vindt plaats via een aanmelding met gebruikersnaam en wachtwoord.

In het klantenportaal stellen wij u, afhankelijk van de respectievelijk afgenomen producten en diensten, met name productdocumentatie en release notes ter beschikking. Daarnaast kunt u via ons ticketsysteem aanvragen, wijzigingsverzoeken en fout- en storingmeldingen aan ons doorgeven.

Wij verwerken daarbij uw aanmeldings- en gebruiksgegevens en de inhoud die u ons via het ticketsysteem ter beschikking stelt, om u de toegang te bieden, uw aanvragen te verwerken en de contractueel overeengekomen diensten te leveren.

Indien u zelf onze contractpartner bent, vindt de verwerking plaats op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG.

Indien u contactpersoon bent van een onderneming waarmee wij een contractuele relatie hebben, vindt de verwerking plaats op grond van art. 6 lid 1 sub f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin de overeengekomen toegang en support te bieden en de samenwerking met uw onderneming efficiënt af te wikkelen.

Gegevens uit het ticketsysteem die wij nodig hebben als bewijs van de afhandeling of ter voldoening aan wettelijke bewaarplichten respectievelijk voor facturatiedoeleinden, bewaren wij conform de wettelijke voorschriften.

Alle overige tickets wissen wij zodra zij voor de afhandeling niet meer noodzakelijk zijn en geen wettelijke bewaarplichten zich daartegen verzetten.

Het ticketsysteem maakt deel uit van de gehoste software Frappe Cloud (ERPNext Helpdesk) van Frappe Technologies Pvt. Ltd., D/324, Neelkanth Business ParkNext to Vidyavihar Railway Station, Vidyavihar (West)Mumbai, Maharashtra 400086 India. De gegevens worden opgeslagen in een datacenter in de Europese Unie (Frankfurt am Main). De aanbieder heeft vanuit India toegang tot de gegevens en slaat back-ups op in India. Hij verwerkt de gegevens in onze opdracht op grond van een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG. Voor de doorgifte naar India zie de paragraaf „Doorgifte naar derde landen".

Verwerking in opdracht van onze klanten

Voor zover wij in het klantenportaal of in het kader van de afhandeling van aanvragen persoonsgegevens verwerken die onze klanten ons ter beschikking stellen, handelen wij uitsluitend volgens hun instructies.

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerking is in dit geval de respectievelijke klant. De details blijken uit de tussen ons en de klant gesloten verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG.

Aanmelding voor evenementen

Via onze website kunt u zich aanmelden voor onze evenementen, bijvoorbeeld voor workshops, klantendagen of informatiebijeenkomsten.

Afhankelijk van het evenement verzamelen wij daarbij uw naam, uw contactgegevens, uw bedrijf en verdere gegevens die noodzakelijk zijn voor de planning en uitvoering van het respectievelijke evenement. Welke gegevens verplicht zijn, is in het respectievelijke aanmeldingsformulier dienovereenkomstig aangegeven.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van uw aanmeldingsgegevens is art. 6 lid 1 sub b AVG. De verwerking vindt plaats voor de uitvoering van uw deelname aan het respectievelijke evenement.

Voor zover wij daarnaast vrijwillige gegevens verzamelen die voor de uitvoering van het evenement niet noodzakelijk zijn, vindt de verwerking plaats op grond van uw toestemming conform art. 6 lid 1 sub a AVG. Een verleende toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst herroepen.

Evenementendienstverlener

Voor de organisatie en uitvoering van onze evenementen zetten wij sweap, MATE Development GmbH Rankestraße 9 10789 Berlin in.

Deze dienstverlener verwerkt de gegevens uitsluitend in onze opdracht. Wij hebben met hem een verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG.

Wij wissen uw aanmeldingsgegevens na de uitvoering van het respectievelijke evenement, voor zover geen wettelijke bewaarplichten zich tegen wissing verzetten.

Doorgifte naar derde landen

Wij verwerken uw persoonsgegevens in principe binnen de Europese Unie (EU) en de Europese Economische Ruimte (EER).

Uitzonderingen kunnen zich voordoen bij de in deze privacyverklaring genoemde diensten, voor zover daarbij een doorgifte van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten van Amerika (VS) of andere derde landen plaatsvindt.

Voor ons sollicitantenbeheer en het ticketsysteem zetten wij de software Frappe Cloud (ERPNext) in van Frappe Technologies Pvt. Ltd. met zetel in India. De gegevens worden opgeslagen in een datacenter in de Europese Unie (Frankfurt am Main). De aanbieder heeft echter vanuit India toegang tot de gegevens en slaat daar back-ups op. Voor India bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. De doorgifte baseren wij daarom op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie conform art. 46 lid 2 sub c AVG in combinatie met aanvullende beschermingsmaatregelen. De in de Europese Unie benoemde vertegenwoordiger van de aanbieder conform art. 27 AVG kunt u bereiken via Prighter (https://prighter.com/q/17949637227).

Voor zover wij gegevens doorgeven aan ontvangers in een derde land, vindt dit uitsluitend plaats met inachtneming van de voorwaarden van hoofdstuk V van de AVG.

De doorgifte vindt daarbij plaats op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie conform art. 45 AVG of op grond van standaardcontractbepalingen conform art. 46 lid 2 sub c AVG in samenhang met aanvullende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen.

Welke concrete rechtsgrondslag voor een gegevensoverdracht van toepassing is, wordt telkens toegelicht in de paragraaf van de betreffende dienst.

Een kopie van de bestaande waarborgen voor doorgiften naar derde landen stellen wij u op verzoek graag ter beschikking.

Bewaartermijn

Wij verwerken en bewaren persoonsgegevens slechts zolang als dit noodzakelijk is voor de vervulling van de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden of voor zover wettelijke bewaarplichten dit voorschrijven.

Zodra het respectievelijke verwerkingsdoel vervalt en geen wettelijke, contractuele of overige juridische bewaarplichten meer bestaan, worden de betreffende persoonsgegevens gewist.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen indien de door ons uitgevoerde verwerkingen van persoonsgegevens wijzigen of nieuwe wettelijke respectievelijk overheidsvoorschriften dit noodzakelijk maken.

Telkens geldt de op deze website gepubliceerde actuele versie van de privacyverklaring.

Stand van deze privacyverklaring: 18.09.2026

Privacyinformatie voor AI-ondersteunde chatbot en voicebot

Deze privacyinformatie vormt een aanvulling op de algemene privacyinformatie van de respectievelijke verwerkingsverantwoordelijke. Zij geldt voor de AI-ondersteunde chatbot binnen de applicatie en voor de AI-ondersteunde voicebot van de supporthotline.

1. Bevoegdheid en toepassingsgebied

De AI-ondersteunde chatbot wordt ingezet binnen een geauthenticeerde applicatie. Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de gebruikers is in principe de respectievelijke klant respectievelijk werkgever of opdrachtgever die de applicatie inzet.

HAIBERG GmbH verwerkt persoonsgegevens bij het aanbieden en exploiteren van de chatbot in principe als verwerker conform art. 28 AVG, voor zover dit contractueel is overeengekomen.

De volgende informatie over de voicebot geldt voor oproepen naar de supporthotline van HAIBERG GmbH. Voor zover HAIBERG GmbH hierbij zelf beslist over doeleinden en middelen van de verwerking, is zij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

2. AI-ondersteunde chatbot binnen de applicatie

Aard van de verwerking

De chatbot ondersteunt bij vragen over inhoud en functies van de applicatie en, afhankelijk van de respectievelijke rechten, bij het aanmaken, bewerken en structureren van inhoud.

Een doorgifte van gegevens vindt pas plaats wanneer u een aanvraag activeert door actief een prompt in te voeren en te verzenden.

Daarbij kunnen met name de volgende gegevens worden verwerkt:

• inhoud van uw invoer inclusief daarin opgenomen persoonsgegevens
• gegevens uit het aangemelde gebruikersaccount, voor zover deze noodzakelijk zijn voor het aanbieden van de functie
• technische gebruiks- en loggegevens voor exploitatie, beveiliging en foutanalyse
• door het AI-systeem gegenereerde antwoorden, samenvattingen of bewerkingsvoorstellen

Voer alleen die persoonsgegevens in waarvan de verwerking noodzakelijk is voor uw aanvraag. Bijzondere categorieën persoonsgegevens conform art. 9 AVG mogen alleen worden verwerkt indien hiervoor een geschikte rechtsgrondslag bestaat en de verwerking uitdrukkelijk door de verwerkingsverantwoordelijke is vrijgegeven.

Doeleinden en rechtsgrondslag

De verwerking dient het aanbieden van de chatbotfunctie, de afhandeling van inhoudelijke of redactionele aangelegenheden, de ondersteuning bij het aanmaken en bewerken van inhoud en het waarborgen van een veilige en storingsvrije werking.

De telkens toepasselijke rechtsgrondslag wordt bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover het gebruik noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, kan art. 6 lid 1 sub b AVG van toepassing zijn. Voor het overige kan de verwerking berusten op art. 6 lid 1 sub f AVG.

Betrokkenen kunnen onder de voorwaarden van art. 21 AVG bezwaar maken tegen een op art. 6 lid 1 sub f AVG gebaseerde verwerking.

Ontvangers en verwerking in opdracht

Voor de exploitatie van de AI-functie kan HAIBERG GmbH de dienstverlener DeepSlate inzetten.

Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt, vindt dit plaats op grond van een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG. De respectievelijke verwerkingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat de vereiste contractuele regelingen en informatie over mogelijke doorgiften naar derde landen aanwezig zijn.

Bewaartermijn

Invoer, antwoorden en technische loggegevens worden slechts zo lang bewaard als dit noodzakelijk is voor de afhandeling van de aanvraag, het aanbieden van de functie, de IT-beveiliging, de foutanalyse of ter voldoening aan wettelijke verplichtingen.

De concrete bewaartermijn is afhankelijk van de instellingen en wisconcepten van de respectievelijke verwerkingsverantwoordelijke en de contractuele afspraken met HAIBERG GmbH.

Een gebruik van chatbotinvoer voor marketingdoeleinden of voor profielvorming vindt niet plaats.

3. AI-ondersteunde voicebot van de supporthotline

Aard van de verwerking

Bij een oproep naar onze supporthotline kan een AI-ondersteunde voicebot uw verzoek in ontvangst nemen, vragen stellen en de informatie voor afhandeling van uw supportaanvraag verwerken.

Daarbij kunnen met name spraak- en audio-inhoud, transcripties, samenvattingen, gegevens over het verzoek en communicatiegegevens zoals tijdstip, duur en eventueel telefoonnummer worden verwerkt.

De inhoud kan voor het aanmaken of aanvullen van een supportticket worden doorgegeven aan de bevoegde afdelingen.

Informatie en toestemming bij gespreksopnames

Voordat een opname begint, wordt u geïnformeerd dat u interactie heeft met een AI-systeem, met welk doel de gegevens worden verwerkt en hoe u de verwerking kunt weigeren of het gesprek kunt beëindigen.

Voor zover spraak- of audio-inhoud wordt opgenomen en opgeslagen, vindt dit uitsluitend plaats op grond van uw uitdrukkelijke toestemming conform art. 6 lid 1 sub a AVG.

De toestemming kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden herroepen. Indien geen toestemming wordt verleend, staat u een alternatieve contactmogelijkheid ter beschikking.

Doeleinden en rechtsgrondslag

De verwerking dient de ontvangst, structurering en efficiënte afhandeling van supportaanvragen en de doorgifte daarvan aan de bevoegde afdelingen.

Voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, vindt deze plaats op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG. Voor het overige kan de verwerking berusten op art. 6 lid 1 sub f AVG.

Voor de opname en opslag van spraak- of audio-inhoud geldt aanvullend de vooraf verleende toestemming conform art. 6 lid 1 sub a AVG.

Ontvangers en verwerking in opdracht

Voor de exploitatie van de voicebot wordt Bonkers Media GmbH, Gutenbergstraße 6, 22880 Wedel, ingezet.

De dienstverlener verwerkt persoonsgegevens in opdracht van HAIBERG GmbH. Hiervoor bestaat een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG.

Bewaartermijn

Audio-opnames, transcripties, samenvattingen en ticketgegevens worden gewist zodra zij voor de afhandeling van de aanvraag niet meer noodzakelijk zijn en geen wettelijke bewaarplichten zich daartegen verzetten.

De concrete bewaartermijn is afhankelijk van het wisconcept van de ingezette support- en ticketsystemen.

Een verwerking voor marketingdoeleinden of voor profielvorming vindt niet plaats.

4. Rechten van betrokkenen

U heeft naar gelang de wettelijke voorwaarden het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar tegen een verwerking die berust op art. 6 lid 1 sub f AVG.

Verleende toestemmingen kunnen te allen tijde met werking voor de toekomst worden herroepen.

Bij gebruik van de chatbot binnen een klantenapplicatie richt u aanvragen over rechten van betrokkenen eerst aan de respectievelijke verwerkingsverantwoordelijke.

Bij gebruik van de supporthotline kunt u contact opnemen via de in de algemene privacyinformatie van HAIBERG GmbH genoemde contactmogelijkheden.

Daarnaast bestaat het recht op klacht bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.