KI dort einsetzen, wo sie wirklich wirkt

Zwischen Hype und Realität liegt oft eine große Lücke. Während viele Unternehmen noch über die Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz diskutieren, entstehen die größten Mehrwerte häufig in den alltäglichen Prozessen. Genau dort, wo Zeit verloren geht, Informationen fehlen oder manuelle Arbeit unnötig Ressourcen bindet.

Im Rahmen unseres REACH Webinars haben wir untersucht, wo KI im Verlagsumfeld bereits heute konkrete Wirkung entfaltet und warum erfolgreiche KI-Projekte weniger mit Technologie als mit Prozessen, Daten und den richtigen Anwendungsfällen beginnen.

Der größte Fehler: Mit dem Tool anfangen

In vielen Diskussionen dreht sich alles um ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini oder andere Modelle. Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Der eigentliche Hebel liegt selten im Tool selbst.

Entscheidend sind die Prozesse, Daten und Abläufe eines Unternehmens. Erst wenn klar ist, wo Zeit verloren geht, Fehler entstehen oder Engpässe auftreten, wird sichtbar, an welchen Stellen KI tatsächlich Wirkung entfalten kann.

Ein Praxisbeispiel aus dem Verlagsalltag

Im Rahmen des Webinars haben wir einen realen Verlag analysiert und untersucht, in welchen Prozessen KI die größten Potenziale bietet. Das Ergebnis war überraschend: Die größten Effekte entstanden nicht in den Bereichen, die zunächst vermutet wurden.

Besonders deutlich zeigten sich Optimierungspotenziale in der Logistik, bei Reklamationen, im Kündigungsmanagement sowie bei der Bezirks- und Tourenplanung. Durch die Analyse realer Prozess- und Unternehmensdaten konnten insgesamt 18 konkrete Anwendungsfälle identifiziert werden.

Wo KI heute bereits unterstützen kann

Die identifizierten Einsatzbereiche reichen von operativen Tätigkeiten bis hin zu strategischen Entscheidungen:

✓ Reklamationen automatisiert erfassen und zuordnen

✓ Individuelle Halteangebote bei Kündigungen vorbereiten

✓ Bezirke und Zustellgebiete optimieren

✓ Laufstrecken wirtschaftlicher planen

✓ Offene Kundenvorgänge priorisieren

✓ Anzeigenaufträge automatisiert vorprüfen

Dabei geht es nicht darum, Mitarbeitende zu ersetzen. Vielmehr werden Routinetätigkeiten reduziert, damit mehr Zeit für Kunden, Qualität und wertschöpfende Aufgaben bleibt.

Daten statt Bauchgefühl

Ein wichtiges Ergebnis des Projekts: Die größten Potenziale sind oft nicht dort zu finden, wo sie zunächst vermutet werden.

Erst die Analyse realer Daten macht sichtbar, welche Prozesse tatsächlich Zeit, Ressourcen oder Geld kosten. Im konkreten Fall konnten erhebliche Potenziale identifiziert werden, die durch Automatisierung und KI-Unterstützung adressiert werden können.

Der Weg zur erfolgreichen KI-Nutzung

Erfolgreiche KI-Projekte beginnen nicht mit Technologie, sondern mit den richtigen Fragen:

✓ Welche Prozesse verursachen den größten Aufwand?

✓ Wo entstehen Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte?

✓ Welche Daten liegen bereits vor?

✓ Welche Aufgaben binden wertvolle Ressourcen?

✓ Wo entstehen messbare wirtschaftliche Effekte?

Auf dieser Grundlage lassen sich konkrete Anwendungsfälle bewerten, priorisieren und schrittweise umsetzen.

KI braucht mehr als einen Pilotbetrieb

Viele Unternehmen starten erfolgreich mit ersten Piloten. Deutlich anspruchsvoller ist der Übergang in den Regelbetrieb.

Datenintegration, Prozesse, Datenschutz, Governance, Verantwortlichkeiten und regulatorische Vorgaben werden häufig unterschätzt. Gerade deshalb lohnt sich ein strukturierter Fahrplan, der technische, organisatorische und wirtschaftliche Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

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